Reception & Office Services (m/w/d)

Skadden, Arps, Slate, Meagher & Flom LLP ist mit weltweit rund 1.700 Berufsträgern in 22 Büros eine der größten, international tätigen Anwaltskanzleien. Neben unseren europäischen Büros in London, Paris und Brüssel beraten in Deutschland rund 40 Anwält:innen am Standort Frankfurt am Main eine Vielzahl von Mandanten bei komplexen Fragestellungen, insbesondere in den Bereichen Banking & Finance, Capital Markets, Mergers & Acquisitions, Private Equity und Steuerrecht sowie Corporate Governance/Compliance und Dispute Resolution.

Für unser Reception & Office Services Team suchen wir ab sofort für unser Büro in Frankfurt, in zentraler Lage mehrere Studierende, die uns in folgenden Aufgaben unterstützen möchten.

Ihre Aufgaben

• Annahme und Weiterleitung der in- und ausländischen Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Empfang und Bewirtung von anspruchsvollen, nationalen und internationalen Gästen, Mandant:innen und Dienstleister:innen
• Vorbereitung von Meetings, insbesondere Cateringbestellung und Einrichtung erforderlicher Technik (Videokonferenzen, Telefonkonferenzen)
• Reservierung und Umbuchung von Bahn- und Hotelbuchungen
• Bestellung von Taxen und Limousinen-Services sowie die dazugehörige Rechnungskontrolle
• Organisation interner Veranstaltungen
• Annahme und Bearbeitung der Eingangspost sowie Verwaltung der internen Hauspost
• Bearbeitung der Ausgangspost und Kurier-Sendungen und Vorbereitung für den Versand
• Bereitstellung und Organisation des Büromaterials
• Sicherstellen eines optimalen Lagerbestands für alle Materialien in der Poststelle und in den Kopierräumen
• Verwaltung der Archivdatenbank